CFO, Beauftragter der Buchhaltung oder Geschäftsführer von Unternehmen jeglicher Gröβen – Ihr Wunsch ist es, an den Bearbeitungskosten für die Spesen Ihrer Beschäftigten und Ihrer Belegschaft zu sparen, indem das Eingeben und Bearbeiten der Reisekostenabrechnung vereinfacht und vereinheitlicht wird.
 

Die durchschnittlichen Bearbeitungskosten einer Spesenabrechnung werden auf ungefähr 100 FS geschätzt. Das Budget „Dienstreisen und sonstige Aufwendungen“ gehört zu den drei ersten Ausgabeposten der Unternehmen.
 

Das Modul Verwaltung der Spesen und Dienstreisen vereinfacht den Eingabeprozess der Reisekostenabrechnung Ihrer Mitarbeiter und macht ihn sicherer, von der Spesenrechnung selbst, verschiedener Devisen, bis zum Datentransfer an die Buchhaltung. Es führt auch das automatische Berechnen der erstatteten Beträge, der MwSt., der erstattungsfähigen MwSt., sowie die elektronische Bearbeitung der Belege und die Ablage der Dokumente durch.

Die Lösung erlaubt das Aufteilen der Ausgaben je nach Art und die Eingabe verschiedener Devisen mit automatischer Anwendung der Wechselkurse.

 

Nachstehend die wichtigsten Funktionalitäten von ADP Travel je nach Profil der Mitarbeiter:

Steuern, Verwalten und Auswerten der Kosten für Spesenabrechnungen

Sie sind verwaltungstechnischer Leiter, Buchhalter, Assistent oder Manager. Dank der ADP Travel Lösung können Sie:
- die Verwaltungsprozesse der Spesenabrechnungen vereinheitlichen
- das Neueingeben vermeiden (sofortige gewinnbringende Lösung)
- systematisch die Rückerstattung der MwSt. berechnen
- jegliche Steuerberichtigung vermeiden (steuerliche und soziale gesetzliche Vorschriften werden berücksichtigt).

Sie haben einen analytischen Überblick über die Ausgaben, die nach Abteilung, Struktur, Kunde Produkt oder Projekt gegliedert sind. Sie bekommen Ihre Kosten besser in den Griff. Sie können jederzeit die Berichte und Checklisten editieren. Sie steuern effizienter diese Verwaltung.

Die ADP Travel Lösung erleichtert das Leben des gesamten Unternehmens
 

Ihre Mitarbeiter geben ganz einfache ihre Auslagenlinien ein, gliedern sie an ein Betriebsbuchhaltungskonto an, geben interne oder externe Einladungen für ein Geschäftsessen an. Sie werden sofort über die Höhe des erstatteten Betrags informiert und leiten gleichzeitig ihr Spesenrechnung an ihren Manager weiter, der automatisch per Mail informiert wird. Der Workflow der Bestätigungen verwaltet mehrere Beteiligte auf verschiedenen Ebenen.
 

Das System berechnet automatische die Beträge je nach Devise (Geschäftsreisen ins Ausland) und eventuell zulässige Obergrenzen.

Ihre Mitarbeiter können über den Stand ihrer Kostenabrechnung in Echtzeit verfügen. Sie können eine Datei mit Scans ihrer Zahlungsbelege beifügen und ihr Beleg mit Anmerkungen versehen.

Sie können die Bemessungsgrundlage problemlos personalisieren (Art der Auslagen, Tabellen für Kilometerpauschalen, Obergrenze für Kostenerstattungen, Mehrwertsteuersatz, Verwaltung der Geschäfts- und Benzinkreditkarten, Spesenvorauszahlungen sowie die allgemeinen Obergrenzen.

Sie vermeiden dadurch das Neueingeben mit den damit verbundenen Risiken, indem die Daten ganz einfach an Ihre Buchhaltung weitergeleitet werden, sei es durch eine Software intern verwaltet oder durch einen externen (treuhänderischen) Leistungserbringer.

Vorteile auf allen Ebenen

Auf Seiten der leitenden Angestellten, haben Ihre Manager und Betriebsprüfer einen exakten und analytischen Überblick über die gesamten Kosten ihrer Abteilung.

Auf Seiten der Belegschaft, gewinnen Ihre Mitarbeiter an Autonomie und Schnelligkeit und bekommen ihre Auslagen schneller zurückerstattet, um sich vollkommen ihrem eigentlichen Beruf zu widmen.